Wir kennen Ihre Welt
Träger, Gremien, Fördermittelgeber, Prüfer: Digitalisierung „von der Stange“ gibt es bei uns nicht.
FutureTec Hamburg · 08.10.2026 · Stand [Nr.]
Prozesse. Sicher. Digitalisieren. Souverän für die Sozialwirtschaft.
Dokumentenmanagement, E-Signatur und Prozessdigitalisierung – DSGVO-, KDG- und GoBD-konform.
Noch bis zur FutureTec
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15+Jahre Digitalisierungserfahrung
GoldDocuWare Partner
NETUNITYMitglied der Allianz
Der Digitalisierungspartner der Sozialwirtschaft
Warum docu-fix die richtige Adresse ist.
Wir digitalisieren die Dokumentenprozesse von Trägern und Einrichtungen – vom Scannen über automatisierte Workflows bis zur rechtsgültigen E-Signatur. Vier Gründe, die in Ausschreibungen und Vorstandssitzungen zählen.
Beratung zuerst, Technik danach
Wir betrachten Ihre Organisation ganzheitlich – 360° über Prozesse, Schnittstellen und Strukturen.
Betrieb inklusive
Einführung, Support und Workflows aus einer Hand – mit festem Ansprechpartner statt anonymer Hotline.
Prüfungsfest von Anfang an
Archivierung nach GoBD, DSGVO und KDG – Sicherheit gegenüber Vorstand, Fördermittelgebern und Revision.
Digitale Souveränität
Ihre Daten. Ihre Prozesse. Ihre Kontrolle.
Digitale Souveränität beginnt mit einer belastbaren Informationsbasis. docu-fix schafft sichere, nachvollziehbare Prozesse, die zu Ihrer Organisation und Ihren regulatorischen Anforderungen passen.
Klare Zuständigkeiten
Klare Datenhaltung und nachvollziehbare Zuständigkeiten.
DSGVO & KDG
Passend für soziale und kirchliche Träger konzipiert.
Revisionssicher
Nachvollziehbare Archivierung mit vollständigem Audit-Trail.
Kontrollierter Zugriff
Rollen und Rechte schützen sensible Informationen.
Leistungen
Digitalisierung, die im Alltag funktioniert.
Von der Bestandsaufnahme bis zum sicheren Betrieb: Wir begleiten Ihre Organisation mit Erfahrung, klaren Prozessen und passenden Lösungen.
360°-Digitalisierungsberatung
Von der Analyse bis zur Einführung. Wir verbinden Strategie, Technik und Veränderung zu einem tragfähigen Weg.
Mehr erfahrenDocuWare DMS/ECM
Digitale Post, Rechnungen und Archive in klaren Workflows. Mit Schnittstellen zu DATEV, Business Central, Sage 100 und NXTorder.
Mehr erfahrenScandienstleistungen
Aktenbestände werden schnell, sicher und qualitätsgeprüft digitalisiert. Damit Informationen direkt nutzbar werden.
Mehr erfahrenE-Signatur
EES, FES oder QES: eIDAS-konform, biometrisch auf dem Tablet oder remote mit VIDsigner.
Mehr erfahrenDocuWare Support
Verlässlicher Betrieb, aktuelle Systeme und schnelle Hilfe bei Störungen. Persönlich und lösungsorientiert.
Mehr erfahrenDrucken & Scannen
Managed Print und sichere Authentifizierung mit MyQ. Gemeinsam mit unserem Partner HAIN GmbH.
Mehr erfahrenUnsere Lösungen
Prozesse und Dokumente digital.
Was wir in Verwaltung und Einrichtungen einführen und betreiben.
Schwerpunkt
E-Rechnung – Eingang und Ausgang
Eingang: Empfang in jedem Format, Erfassung, Prüfung und Freigabe im Workflow.
Ausgang: Erstellung aus dem ERP, Versand als XRechnung oder ZUGFeRD über Ricoh IDX.
- Dokumentenmanagement (DMS)
- Workflow & Prozessautomation
- Digitaler Posteingang
- Rechnungsprüfung & Freigabe
- Vertragsmanagement & Fristen
- Elektronische Signatur
- Internes Kontrollsystem (IKS)
- Fahrzeug- & Immobilienakte
- Digitale Schadensmeldung
- Revisionssichere Archivierung
- Scannen & Altaktenauflösung
- Digitale Personalakte
Erst verstehen. Dann digitalisieren.
So gehen wir vor.
Software allein löst kein Prozessproblem. Wir betrachten Ihre Organisation ganzheitlich – Prozesse, Schnittstellen und Strukturen – und entwickeln daraus eine Digitalstrategie, die langfristig trägt. Vier Schritte, vom ersten Gespräch bis in den laufenden Betrieb.
- 1
Analyse – wir hören zu und nehmen auf
Ist-Aufnahme der Abläufe je Abteilung: Wer bearbeitet welches Dokument, wo entstehen Medienbrüche, welche Fristen und Nachweispflichten hängen daran?
- 2
Roadmap – Nutzen vor Technik
Wir priorisieren nach Wirkung und Aufwand und schlagen den Einstieg vor, der am schnellsten spürbar entlastet – statt eines Großprojekts über alle Bereiche.
- 3
Umsetzung – Konfiguration statt Programmierung
Systemauswahl, Workflows, Schnittstellen zu Ihren Fachanwendungen und die Übernahme vorhandener Bestände – umgesetzt von denselben Leuten, die beraten haben.
- 4
Betrieb & Befähigung – wir bleiben dran
Schulung der Anwenderinnen und Anwender, Support mit festem Ansprechpartner und Weiterentwicklung, wenn sich Anforderungen oder Vorgaben ändern.
Worüber wir mit Ihnen sprechen
Typische Beratungsthemen in Verbänden, Trägern und Einrichtungen.
Digitalstrategie & Prozessstandardisierung
Wo lohnt Digitalisierung zuerst, was wird verbandsweit einheitlich geregelt?
E-Rechnungspflicht
Eingang und Ausgang, Formate, Übergabe an Buchhaltung und Archiv.
DMS/ECM-Auswahl & Einführung
Anforderungen, Cloud oder On-Premises, Migration und Rollout-Planung.
IKS & revisionssichere Archivierung
Freigaben, Vier-Augen-Prinzip und Nachweise für Prüfer und Fördermittelgeber.
Datenschutz & Compliance
DSGVO und KDG, Aufbewahrungsfristen, Löschkonzepte, Berechtigungen.
Projektbegleitung & Anwenderschulung
Steuerung, Abstimmung mit Gremien und MAV, Einführung im Alltag.
Das Ergebnis
Klare Abläufe, messbare Effizienzgewinne und eine Digitalstrategie, die trägt – dokumentiert, nachvollziehbar und prüfungsfest.
Wir sprechen die Sprache Ihrer Abteilungen
Vorstand & GremienPersonal & EntgeltFinanz- & RechnungswesenLeistungsabrechnungControllingFördermittelIT & DigitalisierungRecht, Compliance & DatenschutzQualitätsmanagementFundraisingEinkaufLiegenschaftenZentrale Dienste
Schwerpunkt Sozialwirtschaft
Mehr Zeit für die Menschen.
Fachkräftemangel, steigende Dokumentationspflichten, knappe Ressourcen und komplexe Trägerstrukturen prägen Ihren Alltag. Durchdachte Digitalisierung entlastet Teams und schafft Freiraum für die eigentliche Aufgabe.
Nahtlose Integration mit Connext Vivendi
Digitale Personalakte
Digitale Entgeltakte
Jugendhilfe: Fallaktendigitalisierung
Behinderteneinrichtungen: digitale Teilhabepläne
Rechnungseingang & Freigabe-Workflows
Vertragsmanagement
Digitale Arbeitsverträge per E-Signatur
Branchenkenntnis für Organisationen im Umfeld von
CaritasDiakonieAWODRKASB
Aktueller Anlass
Entgeltakte 2027: Jetzt vorbereitet sein.
Ab 01.01.2027 ist die elektronische Führung bestimmter Entgeltunterlagen Pflicht. Sprechen Sie mit uns auf der FutureTec über Ihre Umsetzung.
Technologie- und Lösungspartner
DocuWareRicohnatif.aiGetMyInvoicesPaperless.ioVD²HAIN GmbHacta Management
FutureTec Hamburg 2026
Besuchen Sie uns im Volksparkstadion.
Digitale Abhängigkeiten verstehen. Entscheidungen sicher treffen. Lassen Sie uns über einen realistischen nächsten Schritt für Ihre Organisation sprechen.
Datum
Donnerstag, 08.10.2026
Uhrzeit
10:00–18:00 Uhr
Ort
Volksparkstadion Hamburg
Stand
[PLATZHALTER Stand-Nr.]
Gespräch vereinbaren
Was möchten Sie als Nächstes digitalisieren?
Reservieren Sie sich ein persönliches 30-Minuten-Gespräch auf der FutureTec. Gemeinsam klären wir Anforderungen, Möglichkeiten und einen realistischen nächsten Schritt.